’Contact houden met de opdrachtgever is voor mij het belangrijkste’

‘Ben je in de avonduren bezig met het afhandelen van je mails? Heb je een schoenendoos vol visitekaartjes die nog verwerkt moeten worden in een klantensysteem (CRM)? Of heb je geen tijd voor het nabellen van offertes, facturen of het regelen van een trainingslocatie? Dat regel ik!’ Het is de inleiding op de website DG Business Support van Graciela Duran. Als virtual assistent ondersteunt zij ondernemers in het MKB.

Hoe ben je in het vak terecht gekomen?
“Ik ben opgegroeid in Voorschoten, ging naar het Adelbert en deed daarna de HBO vormgeving en communicatie. Na mijn studie heb ik bij diverse bedrijven gewerkt, zoals P&G en ook op het partijbureau van de VVD. Bij de partij lag een groot deel in het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Veel avond- en weekendwerk dus. Toen ik in verwachting was van mijn dochter en mijn toenmalige partner een baan elders in het land zocht, heb ik opgezegd. Maar wat dan? Ik wist dat mijn kracht in ondersteunende functies lag maar ik had ook een kleintje thuis. Ik kwam al snel uit bij virtual assistent. Ik sprak met mensen in het vak en volgde een opleiding waar ik vooral leerde hoe ik van werknemer naar ondernemer moest gaan. Van sollicitatie naar acquisitie, efficiënt omgaan met je tijd en bijhouden van je uren. Dat was een hele andere mindset.  In 2018 startte ik DG Business Support.”

Wat doet een virtual assistent?
“Dat kan van alles zijn en hangt af van de opdrachtgever. Bij de een hoef ik alleen de inbox bij te houden in outlook, de ander vraagt om redigeren van documenten maar ook websites updaten of social media bijhouden. Sommige opdrachtgevers willen dat ik de afspraken beheer, anderen vragen om de organisatie van een evenement. Bij de een werk ik een paar uur per maand, de ander heeft meer uren nodig. Mijn doel is om juist die taken over te nemen waar ondernemers geen tijd voor hebben of geen zin in hebben.”

Wat maakt jouw vak zo leuk?
‘De diversiteit, je bent actief in diverse bedrijfstakken. Voor sommige klanten werk ik al jaren waardoor je een echte sparringpartner bent. Natuurlijk gaat veel digitaal maar ik vind het wel belangrijk om goed contact te houden. Wekelijks spreek ik mijn opdrachtgevers daarom via video-verbindingen. Dan praten we over wat zij willen maar vooral ook hoe. De een is bijvoorbeeld wat formeler in uitingen dan de ander, dat moet je dan wel weten. Eén keer per jaar ga ik op bezoek, voor een evaluatie.”

Hoe kwam je de coronatijd door?
“In eerste instantie moeilijk toen mijn grootste opdrachtgever, actief in de evenementenbranche, moest opzeggen. Dat was slikken. Sommige klanten gingen ineens meer ondernemen en hadden meer uren nodig en er kwamen andere, kleinere, ondernemers die juist in corona groeiden. Al met al heb ik nu een orderportefeuille die meer in balans is en daar ben ik ontzettend blij mee.”

Thuissituatie, boek, drankje, bucketlist?
“Ik woon samen met mijn dochter Carolina. Ik kom echt niet aan zelf lezen toe maar lees wel elke avond voor. (Lacht) We zijn nu aan Pinkeltje bezig. Mijn favoriete drankje is een heerlijk glas wijn, bij voorkeur op een terras. Op mijn bucketlist staat naast gezondheid, een huis kopen. Niet makkelijk in deze tijden maar ik vind het wel belangrijk voor de toekomst. Het is een investering in mijn pensioen. Dat is gelukkig nog behoorlijk ver weg, dus ik heb nog even.”

DG Business Support
Graciela Duran
T 06-41473567
E info@dgbs.nl
W www.dgbs.nl

Bij de foto: Graciela Duran ondersteunt ondernemers als virtual assistent en is vaak sparring partner. Tekst: Marjolein Altena. Foto: PICTWIST/Marijke Krijgsman.